Cuan­do una empre­sa tie­ne algo que comu­ni­car a los medios de infor­ma­ción, tie­ne que pre­pa­rar­se con ante­la­ción cómo rea­li­zar esa inter­ven­ción. Es pri­mor­dial tener en cuen­ta que todo pro­yec­to de comu­ni­ca­ción nece­si­ta una pre­pa­ra­ción, y es nece­sa­rio saber cómo se debe expo­ner la infor­ma­ción ante los medios, apro­ve­chan­do de for­ma efi­caz esta opor­tu­ni­dad y evi­tar los erro­res más comu­nes.

Hoy por hoy, con­tar con la pre­sen­cia de medios en una con­vo­ca­to­ria es un lujo y, por ello, hay que saber apro­ve­char la situa­ción y dar­les infor­ma­ción de cali­dad y, ante todo, que esta sea de su inte­rés. Ana­li­zar por­qué se con­vo­ca a los medios y hacer que su pre­sen­cia y posi­ble par­ti­ci­pa­ción sean nece­sa­rias, ya que sino la mayo­ría opta­rá por no acu­dir y soli­ci­tar esa infor­ma­ción por email. Cada vez reci­ben más con­vo­ca­to­rias a desa­yu­nos, rue­das de pren­sa, jor­na­das, con­fe­ren­cias, etc. y, tras todos estos años de cri­sis, las redac­cio­nes han vis­to redu­ci­das sus  plan­ti­llas y cola­bo­ra­do­res, por lo que, en muchas oca­sio­nes les resul­ta muy com­pli­ca­do acu­dir a una con­vo­ca­to­ria de pren­sa.

Para poder expli­car de la for­ma más con­ci­sa y efi­caz, cómo rea­li­zar una ponen­cia ante los medios, divi­di­re­mos los siguien­tes con­se­jos de actua­ción en 4 pau­tas: máxi­mas, pre­pa­ra­ción, rea­li­za­ción con los medios y erro­res comu­nes a evi­tar.

MÁXI­MAS

• Una orga­ni­za­ción debe ser cono­ci­da y valo­ra­da, sea cual sea su dimen­sión y la estruc­tu­ra de su mer­ca­do, por ello, la comu­ni­ca­ción no es un patri­mo­nio solo de las gran­des com­pa­ñías. Entorno al 80% del teji­do empre­sa­rial espa­ñol son pymes, y éstas tie­nen mucho que decir
• Es tan impor­tan­te SABER HACER como HACER SABER.
• Noso­tros somos lo que los demás saben de noso­tros. Si no infor­ma­mos de nues­tros avan­ces como com­pa­ñía, tan­to en el sec­tor o área de acti­vi­dad en el que nos move­mos, como a nivel gene­ral, pasa­re­mos “sin pena ni glo­ria”.
• La cre­di­bi­li­dad y cohe­ren­cia son las máxi­mas en cual­quier inter­ven­ción ante los medios de infor­ma­ción.

PRE­PA­RA­CIÓN

• Saber qué se va a decir. Debe­mos tener cla­ro la idea o men­sa­je que vamos a comu­ni­car. Por su pues­to, debe ser intere­san­te e impor­tan­te para los perio­dis­tas asis­ten­tes.
• Debe­mos pre­pa­rar con tiem­po quién será el por­ta­voz de la empre­sa, su car­go y res­pon­sa­bi­li­da­des en la orga­ni­za­ción. Y a ser posi­ble, si se con­si­de­ra nece­sa­rio, rea­li­zar ensa­yos.
• Cal­cu­lar la dura­ción de la ponen­cia y divi­dir por par­tes el dis­cur­so.
• Es muy impor­tan­te que el día ante­rior al even­to esté todo orga­ni­za­do. Des­de haber com­pro­ba­do que los equi­pos téc­ni­cos fun­cio­nen, que la pre­sen­ta­ción, vídeo o imá­ge­nes que se vayan a pro­yec­tar se vean, has­ta tener con­tra­ta­do u orga­ni­za­do el desa­yuno o cóc­tel que se ofre­ce­rá a los perio­dis­tas que acu­dan.
• Por otro lado,  el press-kit  debe estar pre­pa­ra­do para ser entre­ga­do, en for­ma­to papel o elec­tró­ni­co, a los asis­ten­tes según vayan lle­gan­do. Esta infor­ma­ción debe­rá cons­tar de dos­sier de pren­sa, comu­ni­ca­do de pren­sa, foto­gra­fías, tan­to del por­ta­voz como del pro­duc­to o ser­vi­cio por el que se les ha con­vo­ca­do, inde­pen­dien­te­men­te de que el perio­dis­ta acu­da con su fotó­gra­fo o dis­pon­ga de una cáma­ra, así como otra infor­ma­ción de inte­rés.

REA­LI­ZA­CIÓN CON LOS MEDIOS

• Ajus­tar­se al tiem­po del que dis­po­ne­mos y sobre todo, al que les hemos infor­ma­do en agen­da. Todos sabe­mos que exis­ten los impre­vis­tos; por eso no se pue­den pre­ver, y ello es acep­ta­ble por todos. Pero cuan­do es por­que el por­ta­voz se ha que­ri­do dar un baño de mul­ti­tu­des y nun­ca fina­li­za su expo­si­ción, ter­mi­na pasan­do lo que pasa habi­tual­men­te, que los perio­dis­tas comien­zan a mar­char­se. Debe­mos de tener en cuen­ta que están tra­ba­jan­do, que tie­nen que vol­ver a su redac­ción y escri­bir la noti­cia, el repor­ta­je o el artícu­lo por el cual han ido a la rue­da de pren­sa.
• Expre­sar­se y hablar con natu­ra­li­dad. Ser uno mis­mo es la mejor fór­mu­la para evi­tar los ner­vios y tras­mi­tir vera­ci­dad. Si pre­vio a la ponen­cia ante los medios, nos hemos dedi­ca­do a corre­gir la pos­tu­ra, for­ma de hablar, hacer que el por­ta­voz reduz­ca sus movi­mien­tos ges­tua­les, etc. pode­mos encon­trar­nos que la per­so­na se blo­quee y esté mas pen­dien­te en lo que le diji­mos de “no ges­ti­cu­les, ya que si mue­ves mucho las manos des­vías la aten­ción, ….” Y es que en oca­sio­nes muy extre­mas habrá a algún ponen­te que haya que decír­se­lo, pero en ese caso se tra­ba­ja­rá con mucha ante­la­ción. Otra opción será esco­ger a otro miem­bro del equi­po que sepa estar más tran­qui­lo y trans­mi­tir la infor­ma­ción de una for­ma natu­ral y cla­ra.
• La bue­na ponen­cia es aque­lla que ha sido infor­ma­ti­va­men­te impor­tan­te. Una infor­ma­ción que por su carác­ter trans­cien­de y se alo­ja en la memo­ria de los asis­ten­tes es la mejor noti­cia. Ante esta afir­ma­ción, no hay nada mas que aña­dir, ya que el perio­dis­ta bus­ca la noti­cia, la nove­dad de lo que se le está infor­man­do, y que pue­da adap­tar­lo a su medio para lle­gar a sus lec­to­res o audien­cia.
• Pode­mos ayu­dar­nos con un guión esta­ble­ci­do y apo­yar­nos con una demos­tra­ción in-situ, si es real­men­te nece­sa­rio. Pero tener en cuen­ta el tiem­po de la expo­si­ción. Nun­ca emi­tir un vídeo cor­po­ra­ti­vo exten­so, de esos que aun­que sean unos pocos minu­tos, nos han pare­ci­do horas; o una pre­sen­ta­ción en power point, (o en el pro­gra­ma más van­guar­dis­ta) por que los pri­me­ros minu­tos pue­den impre­sio­nar, lue­go pue­den lle­gar a abu­rrir y hacer que los asis­ten­tes pier­dan la aten­ción de lo que se está hablan­do.
• Ter­mi­nar, si es posi­ble, con unas con­clu­sio­nes que resu­man toda la expo­si­ción, hacien­do hin­ca­pié en los pun­tos más impor­tan­tes. De esta for­ma, resal­ta­re­mos los datos con los que que­re­mos se que­den al final de nues­tra pre­sen­ta­ción y que les pue­den ser­vir para titu­la­res.
• Pre­pa­rar las posi­bles pre­gun­tas y res­pon­der a todas. Si no se está segu­ro de una de ellas, se pide una acla­ra­ción. Por ello, es impor­tan­te con­tar con una bate­ría de posi­bles pre­gun­tas pre­vias que os pue­den plan­tear los perio­dis­tas. Son pre­gun­tas aten­dien­do la línea edi­to­rial de los asis­ten­tes (eco­nó­mi­ca, gene­ral, edu­ca­ción, infan­til, tele­vi­sión, radio, etc.)

ERRO­RES COMU­NES A EVI­TAR

• Exten­der­se en la expo­si­ción. Lo idó­neo es que la inter­ven­ción no sea supe­rior a 20 minu­tos, para lue­go pasar a un turno de pre­gun­tas.
• Evi­tar la mono­to­nía y los tonos de voz cons­tan­tes. Sin embar­go, man­te­ner una acti­tud sere­na y recep­ti­va es pri­mor­dial para demos­trar vera­ci­dad y cono­ci­mien­to de la mate­ria expues­ta.
• No alar­gar­se en la pre­sen­ta­ción pro­pia de la com­pa­ñía, sino dar una pin­ce­la­da con datos que mues­tren la mag­ni­tud de la empre­sa. No tie­nen por­qué ser datos de fac­tu­ra­ción, ya que infor­mar sobre el núme­ro de emplea­dos, ofi­ci­nas o dele­ga­cio­nes, pre­sen­cia inter­na­cio­nal, volu­men de pro­duc­tos, etc, será algu­nos datos que trans­mi­ti­rán la dimen­sión de com­pa­ñía.
• Nun­ca dejar­nos lle­var por la impro­vi­sa­ción. Pero tam­po­co dar la sen­sa­ción de que nos hemos apren­di­do de memo­ria el guión y si nos sacan de él somos por­ta­voz caza­do.
• No dis­cu­tir con los medios de comu­ni­ca­ción y mucho menos ata­car­los. Están rea­li­zan­do su tra­ba­jo y tra­tan de expri­mir “infor­ma­ti­va­men­te hablan­do” la noti­cia por la que se les ha con­vo­ca­do.
• No emplear dema­sia­da jer­ga pro­fe­sio­nal que pue­da con­fun­dir a los medios.
• Nun­ca uti­li­zar el “off the record”, ya que si exis­te algún dato con­fi­den­cial, debe ser eso: con­fi­den­cial, para todos los públi­cos. No pode­mos con­tro­lar que en un momen­to dado se pue­da con­ver­tir en un gran titu­lar de la noti­cia publi­ca­da.

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