Cómo comunicar un evento y que resulte un éxito mediático

Cómo comunicar un evento y que resulte un éxito mediático

Por Susa­na Moré

susana-foto-perfilCuan­do un clien­te nos ha pedi­do que le orga­ni­zá­se­mos un even­to, des­de el pun­to de vis­ta de la comu­ni­ca­ción, lo pri­me­ro que ana­li­za­mos es para qué se rea­li­za. Pues en muchas oca­sio­nes, es para pre­sen­tar un pro­duc­to o ser­vi­cio que no requie­re tan­to des­plie­gue eco­nó­mi­co, ya que se pue­den rea­li­zar nume­ro­sas téc­ni­cas de comu­ni­ca­ción, sin incu­rrir en cuan­tio­sas can­ti­da­des eco­nó­mi­cas. Por­que en la men­te del clien­te, a veces está en que van amor­ti­zar esta acción con la comu­ni­ca­ción que se deri­ve de dicho acon­te­ci­mien­to. Pero en oca­sio­nes, por múl­ti­ples moti­vos, la reper­cu­sión es menor que las expec­ta­ti­vas, y ¡ya está! el lío mon­ta­do.

Pero, en otras oca­sio­nes, la mayo­ría, ha sido fun­da­men­tal rea­li­zar un even­to, por lo que lo pri­me­ro que hace­mos es ana­li­zar qué se pre­sen­ta, a qué públi­co nos vamos a diri­gir, aquí inclui­mos medios y des­ti­na­ta­rios del pro­duc­to, cuán­to tiem­po tene­mos de rea­li­za­ción, y una lar­ga lis­ta de aspec­tos para que sea un éxi­to.

La pre­mi­sa mas impor­tan­te es que todo even­to pre­ci­sa de una cober­tu­ra infor­ma­ti­va. Son idó­neos para fomen­tar y estre­char las rela­cio­nes de los orga­ni­za­do­res y patro­ci­na­do­res con la pren­sa. Se tra­ta, por tan­to, de una téc­ni­ca de “comu­ni­ca­ción por la acción”, en la que per­si­guen impac­tar a deter­mi­na­dos colec­ti­vos obje­ti­vo con un men­sa­je con­cre­to. Este tipo de téc­ni­cas de comu­ni­ca­ción sue­len com­bi­nar per­fec­ta­men­te con las RR.PP. que, gene­ral­men­te y por la natu­ra­le­za del men­sa­je, pue­den apor­tar reco­no­ci­mien­to y cré­di­to públi­co, al tiem­po que per­mi­ten refor­zar el men­sa­je, incre­men­tar la fre­cuen­cia y/o ampliar la cober­tu­ra.

Sin embar­go, es nece­sa­rio lle­gar a los medios de comu­ni­ca­ción con ori­gi­na­li­dad en los plan­tea­mien­tos y la cre­di­bi­li­dad que apor­ta la cohe­ren­cia infor­ma­ti­va, para que acu­dan al even­to de nues­tro clien­te, pues nor­mal­men­te están muy satu­ra­dos por la can­ti­dad de acon­te­ci­mien­tos que se pro­du­cen, prin­ci­pal­men­te, en las gran­des ciu­da­des.

Por ello, tene­mos que tener empa­tía y ofre­cer infor­ma­ción de inte­rés median­te una estra­te­gia infor­ma­ti­va efi­caz, adap­ta­da a la “natu­ra­le­za” del even­to, a los obje­ti­vos de comu­ni­ca­ción, así como a la idio­sin­cra­sia de los dife­ren­tes sopor­tes y colec­ti­vo obje­ti­vo.

Tam­bién nos cen­tra­mos en el envío de la invi­ta­ción; es fun­da­men­tal, pero cómo debe ser o qué debe incluir para des­per­tar la aten­ción del perio­dis­ta. En muchas oca­sio­nes ten­de­mos a per­der­nos en lo super­fluo, lo apa­ren­te, olvi­dan­do el fon­do de las cosas, lo esen­cial. El perio­dis­ta es un pro­fe­sio­nal de la infor­ma­ción que tra­ba­ja para ofre­cer a sus lec­to­res, audien­cia, oyen­tes… con­te­ni­dos intere­san­tes y de cali­dad, y es esta máxi­ma la que debe guiar la ela­bo­ra­ción de una invi­ta­ción. A par­tir de aquí, for­ma­tos espec­ta­cu­la­res, sor­pren­den­tes, diver­ti­dos, … bien veni­dos sean.

El obje­ti­vo de la invi­ta­ción es pro­pi­ciar en lo posi­ble un con­tac­to direc­to con el perio­dis­ta. El mayor o menor segui­mien­to ven­drá dado en fun­ción de las posi­bi­li­da­des del que con­vo­ca y de las carac­te­rís­ti­cas del even­to. Así, si por ejem­plo exis­ten limi­ta­cio­nes de pla­za, o bien se va a uti­li­zar un medio de trans­por­te común o hay que reser­var pla­zas hote­le­ras, las labo­res de segui­mien­to serán mas exhaus­ti­vas que en otro tipo de even­tos mas “abier­tos”.

En oca­sio­nes, cuan­do alguno de nues­tros clien­tes orga­ni­za un even­to sur­ge la duda de si se rega­la algo a los medios que acu­dan. Des­de mi pun­to de vis­ta, si soy par­ti­da­ria de que la empre­sa, si lo con­si­de­ra opor­tuno, ten­ga un deta­lle con los asis­ten­tes a un acto; sobre todo por ejem­plo si es la pre­sen­ta­ción de un pro­duc­to, del que se pue­den hacer entre­ga de una mues­tra.. Por el con­tra­rio, no soy nada par­ti­da­ria de uti­li­zar nin­gún tipo de gan­cho para “enmas­ca­rar” una con­vo­ca­to­ria de pren­sa. En pri­mer lugar, por­que se corre el ries­go de insul­tar la inte­li­gen­cia de los perio­dis­tas; en segun­do lugar, por­que el incre­men­to de asis­ten­cia que pro­du­cen estra­te­gias de este tipo no sue­len tener un refle­jo en los resul­ta­dos fina­les; y en ter­cer lugar, por­que a medio pla­zo ter­mi­nan lesio­nan­do gra­ve­men­te la ima­gen y cre­di­bi­li­dad de la empre­sa.

Y qué ocu­rre con los que no han podi­do asis­tir. Noso­tros somos par­ti­da­rios que a aque­llos que han demos­tra­do inte­rés pero por diver­sas cir­cuns­tan­cias no han podi­do, enten­de­mos que hay que enviar­les toda la infor­ma­ción del acto. La tan desea­da cre­di­bi­li­dad empie­za por asu­mir que las rela­cio­nes públi­cas se sus­ten­tan sobre el dere­cho de las per­so­nas a estar infor­ma­das, y que la misión del perio­dis­ta es garan­ti­zar ese dere­cho. Cuan­to antes asu­ma­mos este prin­ci­pio bási­co antes comen­za­rá a dar sus fru­tos la estra­te­gia infor­ma­ti­va de la empre­sa. Pero alguno podrá pen­sar que enton­ces que dife­ren­cia hay con los que asis­ten. Pues muy sen­ci­lla, noso­tros envia­re­mos la docu­men­ta­ción entre­ga­da y algu­na ima­gen, pero los que asis­ten han teni­do la opor­tu­ni­dad direc­ta de entre­vis­tar o hablar con el por­ta­voz en con­cre­to, o bien expe­ri­men­tar de pri­me­ra mano, aque­llo que esta­mos pre­sen­tan­do o infi­ni­dad de infor­ma­ción o reso­lu­ción de dudas que se plan­tean in situ, y todo esto, no lo tie­ne el que no ha acu­di­do.

Susa­na Moré
Direc­to­ra Comu­ni­ca­ción
Agen­cia Recur­sos de Mer­ca­do