Ayer un ami­go se lamen­ta­ba de las ‘inter­mi­na­bles, insu­fri­bles e impro­duc­ti­vas reunio­nes de tra­ba­jo que se veía obli­ga­do a sufrir dia­ria­men­te’. Sus pala­bras eran tan dra­má­ti­cas y su har­taz­go tan evi­den­te, que le pre­gun­té sobre el méto­do que seguía para racio­na­li­zar esa incó­mo­da ‘reunio­ni­tis’ que se había apo­de­ra­do de su orga­ni­za­ción. ¿Méto­do? ‑me con­tes­tó soca­rrón- eso en mi empre­sa es impo­si­ble. ¿Impo­si­ble?, una vez más se cru­za­ba en mi camino esa pala­bra odio­sa y para­li­zan­te, y no pude por menos que recor­dar aque­llo que decía Henry Ford de ‘impo­si­ble sig­ni­fi­ca que no has encon­tra­do la solu­ción’ pero, ¿real­men­te mi ami­go esta­ba bus­can­do algu­na solu­ción o sim­ple­men­te se lamen­ta­ba can­si­na­men­te…?

La ‘reunio­ni­tis’ es un hábi­to que, como todo hábi­to, tie­ne cura cuan­do se hace cons­cien­te y se deci­de resol­ver. Real­men­te nues­tro enemi­go no es la reu­nión como tal, el enemi­go es la fal­ta de efec­ti­vi­dad de la reu­nión ¿dema­sia­dos recur­sos para tan nimio obje­ti­vo?

Lo pri­me­ro que tene­mos que hacer es deci­dir de mane­ra racio­nal si con­vo­ca­mos o no la reu­nión y, para ello, tene­mos que con­tes­tar las siguien­tes cues­tio­nes:

• ¿Ten­go muy cla­ro el obje­ti­vo de la reu­nión?
• ¿El tiem­po y la ener­gía que vamos a inver­tir es pro­por­cio­nal a los ren­di­mien­tos espe­ra­dos?
• ¿Cuán­to va a cos­tar? – Esto se cal­cu­la esti­man­do lo que cada uno de los asis­ten­tes le cues­ta a la empre­sa por hora, mul­ti­pli­cán­do­lo por la dura­ción pre­vis­ta y suman­do las can­ti­da­des de todos los asis­ten­tes. A esta can­ti­dad habría que sumar los gas­tos de trans­por­te, hote­les, die­tas, etc. si los hubie­re.
• ¿Hay algún otro medio mas bara­to, rápi­do o cómo­do para obte­ner los mis­mos resul­ta­dos?
• ¿Quié­nes son las per­so­nas impres­cin­di­bles en la reu­nión?

Si hemos deci­di­do que la reu­nión se jus­ti­fi­ca y tene­mos cla­ros los obje­ti­vos, los siguien­tes pasos a seguir serán:

• Con­vo­car sólo a las per­so­nas cla­ve, las que están direc­ta­men­te invo­lu­cra­das que es impo­si­ble que sean infor­ma­das por ter­ce­ros. Seguir la pau­ta de que toda per­so­na que asis­ta a una reu­nión debe apor­tar algo direc­ta­men­te, de lo con­tra­rio ¿es real­men­te nece­sa­rio que asis­ta?
• Enviar el orden del día, como míni­mo, con 24 h de ante­la­ción y res­pe­tar­lo a raja­ta­bla tan­to en lo refe­ren­te a con­te­ni­do, como al hora­rio de ini­cio y final.
• Exi­gir pun­tua­li­dad y no admi­tir inte­rrup­cio­nes.
• La reu­nión se fina­li­za resu­mien­do lo habla­do y defi­nien­do los pró­xi­mos pasos a seguir.
• Enviar infor­me de reu­nión en las siguien­tes 24 h y pedir feed-back.