Por Ali­cia Ver­na

Aun­que sole­mos usar los tér­mi­nos “datos” e “infor­ma­ción” indis­tin­ta­men­te, exis­te una dife­ren­cia entre ambos con­cep­tos:

Los datos son cifras y hechos cru­dos, sin ana­li­zar, sobre cir­cuns­tan­cias pun­tua­les, como por ejem­plo, la can­ti­dad de pla­cas pro­du­ci­das en una sema­na o el inven­ta­rio de un artícu­lo para la ven­ta.

La infor­ma­ción, en cam­bio, es el resul­ta­do de haber orga­ni­za­do o ana­li­za­do los datos de algu­na mane­ra espe­cí­fi­ca y con un pro­pó­si­to. Por ejem­plo, el geren­te de pro­duc­ción podría com­pa­rar la pro­duc­ción de la sema­na con la de la sema­na ante­rior o con las cuo­tas pla­ni­fi­ca­das, como una for­ma de con­tro­lar los resul­ta­dos. Tam­bién podría ana­li­zar el nivel de stock, com­pa­rán­do­lo con las ven­tas his­tó­ri­cas de dicho pro­duc­to en ese perío­do.

La infor­ma­ción se eva­lúa en cua­tro aspec­tos: cali­dad, opor­tu­ni­dad, can­ti­dad y rele­van­cia. Cada uno de ellos apor­ta garan­tías para una toma de deci­sio­nes exi­to­sa:

a) Cali­dad: depen­de del nivel de exac­ti­tud, cuan­to más exac­ta es la infor­ma­ción, tan­to mayor es su cali­dad y la con­fian­za que apor­ta a los empre­sa­rios en la toma de deci­sio­nes.

Un pun­to para tener en cuen­ta es la mane­ra de ade­cuar los obje­ti­vos por inves­ti­gar, con los obje­ti­vos de ren­ta­bi­li­dad. Exis­ten dife­ren­tes nive­les y tipos de infor­ma­ción, y todos ellos requie­ren tiem­po de tra­ba­jo humano, lo cual se tra­du­ce en un cos­to. Lo reco­men­da­ble es dise­ñar un plan de infor­ma­ción en eta­pas, de mane­ra de ir acce­dien­do gra­dual­men­te a un nivel más pre­ci­so, sin que el cos­to impac­te des­fa­vo­ra­ble­men­te en hono­ra­rios y tiem­po de dedi­ca­ción.

b) Opor­tu­ni­dad: para tener un con­trol efec­ti­vo del nego­cio se deben apli­car medi­das correc­ti­vas antes de que la des­via­ción del plan o la nor­ma sea dema­sia­do gran­de. Por lo tan­to, la infor­ma­ción ofre­ci­da por un sis­te­ma, table­ro o repor­te debe estar al alcan­ce de la per­so­na indi­ca­da, en el momen­to opor­tuno, para que se empren­dan las medi­das ade­cua­das.

c) Can­ti­dad: los empre­sa­rios no pue­den tomar deci­sio­nes exac­tas y opor­tu­nas si no cuen­tan con sufi­cien­te infor­ma­ción. Con fre­cuen­cia reci­ben dema­sia­da infor­ma­ción pero esta resul­ta irre­le­van­te o inú­til. Si tie­nen a mano más datos de los que pue­den usar en for­ma pro­duc­ti­va, qui­zás pasen por alto otros que sí es impor­tan­te que ana­li­cen. Ambos extre­mos son malos: hay que estar aten­to a gene­rar la can­ti­dad exac­ta de infor­ma­ción que su Pyme nece­si­ta.

d) Rele­van­cia: la infor­ma­ción que reci­ben los geren­tes o empre­sa­rios debe ser sig­ni­fi­ca­ti­va para sus fun­cio­nes y res­pon­sa­bi­li­da­des. El geren­te de per­so­nal no nece­si­ta cono­cer los nive­les de inven­ta­rios, así como al empre­sa­rio no le será de uti­li­dad tener la infor­ma­ción de cada fac­tu­ra rea­li­za­da. Con­vie­ne seg­men­tar la infor­ma­ción para cada uni­dad fun­cio­nal o sec­tor, y a la vez por cada nivel de la estruc­tu­ra. En gene­ral, para los estra­tos más bajos se nece­si­ta mayor nivel de deta­lle, y a medi­da que se va subien­do en la estruc­tu­ra de la empre­sa se requie­re mayor rele­van­cia y menor can­ti­dad.

En las Pymes exis­ten infi­ni­dad de datos, y en múl­ti­ples dis­po­si­ti­vos:

El sis­te­ma de fac­tu­ra­ción de la empre­sa, pla­ni­llas de cálcu­lo, pre­su­pues­tos impre­sos, fichas de clien­tes, datos de con­tac­to en el sis­te­ma de e‑mails, etc. El desa­fío es poder con­ver­tir esos datos en infor­ma­ción opor­tu­na y rele­van­te para la toma de deci­sio­nes. Para lograr­lo, le pro­pon­go la figu­ra de la tol­va, como for­ma de ejem­pli­fi­car las accio­nes por rea­li­zar. La tol­va es un arte­fac­to cuyo uso pro­vie­ne del ámbi­to de la cons­truc­ción. Tie­ne por fina­li­dad reci­bir dis­tin­tos mate­ria­les, y rea­li­zar con ellos dis­tin­tas fun­cio­nes: cla­si­fi­car, mez­clar y tri­tu­rar. Este dis­po­si­ti­vo reci­be los mate­ria­les y los trans­for­ma para las fina­li­da­des espe­cí­fi­cas de la cons­truc­ción. En el caso de la Pyme, el obje­ti­vo de la “tol­va” será tomar todos los datos y cla­si­fi­car­los, com­bi­nar­los, orga­ni­zar­los, prio­ri­zar­los
y con­ver­tir­los en infor­ma­ción útil.

Vea­mos cuá­les son los pasos para obte­ner infor­ma­ción de uti­li­dad. El ejem­plo siguien­te le será fácil de apli­car en su Pyme:

1. Defi­nir el obje­ti­vo por lograr: por ejem­plo, “incre­men­tar el nivel de ven­tas”.
2. Iden­ti­fi­car la varia­ble por medir: en este caso, el nivel de ven­tas actual, en for­ma sema­nal, con aper­tu­ra por ven­de­dor.
3. Loca­li­zar dón­de se encuen­tran estos datos dis­po­ni­bles: en papel, en sis­te­ma, etcé­te­ra.
4. Gene­rar una fre­cuen­cia de repor­tes y reco­pi­la­ción de la infor­ma­ción, así como deter­mi­nar su res­pon­sa­ble, por ejem­plo emi­tir el repor­te en for­ma sema­nal, y que la per­so­na res­pon­sa­ble de su gene­ra­ción sea del área admi­nis­tra­ti­va.
5. Defi­nir las per­so­nas a las cua­les se les debe enviar la infor­ma­ción, en este caso, se remi­ti­rá a todos los ven­de­do­res, al res­pon­sa­ble comer­cial y al empre­sa­rio (en el caso de ser dis­tin­tas estas últi­mas dos per­so­nas).
6. Capa­ci­tar a los recep­to­res invo­lu­cra­dos en la com­pren­sión de la infor­ma­ción y en cómo tomar deci­sio­nes a par­tir de ella.

Lo ideal, para el ejem­plo que esta­mos tra­tan­do, sería rea­li­zar una reu­nión con todo el equi­po comer­cial para comu­ni­car la imple­men­ta­ción de este nue­vo repor­ting, don­de se expli­ca­rá:

    a) Por qué se deci­dió imple­men­tar­lo.
b) Qué per­mi­te cono­cer o en qué con­tri­bu­ye el repor­te.
c) Qué deci­sio­nes se pue­den tomar a par­tir de esta infor­ma­ción.

Mi con­se­jo es que, una vez que logró imple­men­tar este repor­ting, pase a la siguien­te fase: sis­te­ma­ti­zar­lo y apli­car­lo regu­lar­men­te para gene­rar un dis­po­si­ti­vo efi­caz que for­ma­li­ce toda la infor­ma­ción escri­ta de la que dis­po­ne su Pyme. De este modo, usted podrá ase­gu­rar­se de que cual­quier per­so­na de la empre­sa que la requie­ra, inclu­yen­do nue­vos ven­de­do­res, ten­drán sufi­cien­te infor­ma­ción útil a su dis­po­si­ción.

Tex­to extraí­do del libro “Bue­nos Nego­cios: Logre que su Pyme ven­da mejor”. Capí­tu­lo Las esta­dís­ti­cas: Una herra­mien­ta ami­ga­ble. Pág. 65 y 66.  Auto­ra: Lic. Ali­cia Ver­na. Edi­to­rial Andró­me­da. Pri­me­ra Edi­ción, Bue­nos Aires, 2012.

Licen­cia­da Ali­cia Ver­na
Direc­to­ra AV Con­sul­to­res Pyme
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