Por Ali­cia Ver­na

Par­ti­mos del con­cep­to de que infor­ma­ción es el resul­ta­do de haber orga­ni­za­do o ana­li­za­do los datos de algu­na mane­ra espe­cí­fi­ca y con un pro­pó­si­to. Y que la mis­ma debe cum­plir cua­tro con­cep­tos tra­ta­dos en el artícu­lo ante­rior (Las esta­dís­ti­cas: una herra­mien­ta ami­ga­ble) de cali­dad, opor­tu­ni­dad, can­ti­dad y rele­van­cia.

Vea­mos cuá­les son los seis pasos para obte­ner infor­ma­ción de uti­li­dad, para lo cual uti­li­za­re­mos un ejem­plo para ayu­dar­lo a la visua­li­za­ción del pro­ce­so a uti­li­zar:

1. Defi­nir el obje­ti­vo por lograr: por ejem­plo, “incre­men­tar el nivel de ven­tas”.
2. Iden­ti­fi­car la varia­ble por medir: en este caso, el nivel de ven­tas actual, en for­ma sema­nal, con aper­tu­ra por ven­de­dor.
3. Loca­li­zar dón­de se encuen­tran estos datos dis­po­ni­bles: en papel, en sis­te­ma, etc.
4. Gene­rar una fre­cuen­cia de repor­tes y reco­pi­la­ción de la infor­ma­ción, así como deter­mi­nar su res­pon­sa­ble, por ejem­plo emi­tir el repor­te en for­ma sema­nal, y que la per­so­na res­pon­sa­ble de su gene­ra­ción sea del área admi­nis­tra­ti­va.
5. Defi­nir las per­so­nas a las cua­les se les debe enviar la infor­ma­ción, en este caso, se remi­ti­rá a todos los ven­de­do­res, al res­pon­sa­ble comer­cial y al empre­sa­rio (en el caso de ser dis­tin­tas estas últi­mas dos per­so­nas).
6. Capa­ci­tar a los recep­to­res invo­lu­cra­dos en la com­pren­sión de la infor­ma­ción y en cómo tomar deci­sio­nes a par­tir de ella. Lo ideal, para el ejem­plo que esta­mos tra­tan­do, sería rea­li­zar una reu­nión con todo el equi­po comer­cial para comu­ni­car la imple­men­ta­ción de este nue­vo repor­ting, don­de se expli­ca­rá:

a) Por qué se deci­dió imple­men­tar­lo.
b) Qué per­mi­te cono­cer o en qué con­tri­bu­ye el repor­te.
c) Qué deci­sio­nes se pue­den tomar a par­tir de esta infor­ma­ción.

Pró­xi­mos pasos…

Mi con­se­jo es que, una vez que logró imple­men­tar este repor­ting, pase a la siguien­te fase: sis­te­ma­ti­zar­lo y apli­car­lo regu­lar­men­te para gene­rar un dis­po­si­ti­vo efi­caz que for­ma­li­ce toda la infor­ma­ción escri­ta de la que dis­po­ne su Pyme. De este modo, usted podrá ase­gu­rar­se de que cual­quier per­so­na de la empre­sa que la requie­ra, inclu­yen­do nue­vos ven­de­do­res, ten­drán sufi­cien­te infor­ma­ción útil a su dis­po­si­ción.

Licen­cia­da Ali­cia Ver­na
Direc­to­ra AV Con­sul­to­res Pyme
www.avconsultorespymes.com