Goo­gle, el gigan­te de Inter­net, nos ofre­ce una enor­me can­ti­dad de ser­vi­cios onli­ne gra­tui­tos: mapas, dise­ño en 3D, correo elec­tró­ni­co y por supues­to, su poten­te bus­ca­dor. Entre todos sus ser­vi­cios qui­zás uno de los más intere­san­tes y tam­bién entre los más des­apro­ve­cha­dos por los usua­rios son sus apli­ca­cio­nes offi­ce: Goo­gle Docs.

En Goo­gle Docs encon­tra­mos hojas de cálcu­lo, edi­tor de tex­to y pre­sen­ta­cio­nes. Hoy vere­mos 7+1 con­se­jos para dar­les un poco más de uso y sacar­les mayor par­ti­do.

1. Docu­men­to com­par­ti­do

Una uti­li­dad muy intere­san­te en gru­pos de tra­ba­jo es la crea­ción de docu­men­tos com­par­ti­dos de fácil acce­so a todos los usua­rios invi­ta­dos a ver este docu­men­to. La fun­ción de com­par­tir la encon­tra­mos en el menú archi­vo, y tan solo tene­mos que intro­du­cir las cuen­tas de email de Goo­gle de los usua­rios con los que vaya­mos a com­par­tir el docu­men­to. La fun­ción de com­par­tir docu­men­to per­mi­te al crea­dor del mis­mo la ges­tión de per­mi­sos de edi­ción.

Con esta fun­ción pode­mos per­mi­tir acce­so a un mis­mo archi­vo a muchos com­pa­ñe­ros de pro­yec­to para coor­di­nar infor­ma­ción en tiem­po real. Esta fun­ción pue­de uti­li­zar­se para otros fines no pro­duc­ti­vos, como la orga­ni­za­ción de la asis­ten­cia a cenas de empre­sa y even­tos. O inclu­so si se quie­re orga­ni­zar un plan de via­je con un gru­po de ami­gos.

2. Comen­ta­rios en el docu­men­to

Los usua­rios pue­den aña­dir fácil­men­te comen­ta­rios en el docu­men­to sin alte­rar­lo. Para ello vamos a Insertar>Comentar.

3. Avi­so de comen­ta­rio en el docu­men­to

Si quie­res que uno de los usua­rios en espe­cial o el crea­dor del docu­men­to reci­ba un avi­so en su email cuan­do escri­bas un comen­ta­rio en el docu­men­to, solo tie­nes que aña­dir un signo + antes de la direc­ción de correo del usua­rio en cues­tión. Por ejem­plo: +direcció

4. Tra­ba­jar en un docu­men­to sin acce­so a Inter­net

Si que­re­mos poder edi­tar un docu­men­to cuan­do no ten­ga­mos cone­xión WiFi y no que­re­mos gas­tar datos, tan solo tene­mos que ir a los 3 pun­tos de la par­te supe­rior dere­cha y acti­var “Dis­po­ni­ble sin cone­xión” des­de nues­tra app. Eso sí, debe­mos hacer­lo en un momen­to en el que sí ten­ga­mos cone­xión.

5. Tra­ba­jar con Word, Excel y Power­Point sin tener estos pro­gra­mas

En tu Chro­me, ins­ta­la la exten­sión Offi­ce Edi­ting for Docs, Sheets & Sli­des  entran­do en Menú>Más herramientas>Extensiones y hacien­do clic en “Obte­ner más exten­sio­nes”.

Una vez ins­ta­la­da la exten­sión podre­mos arras­trar cual­quier docu­men­to .docx .xlsx .pptx en una nue­va pes­ta­ña de Chro­me y edi­tar­lo. Al fina­li­zar podre­mos guar­dar el archi­vo o con­ver­tir­lo en un archi­vo de Goo­gle Docs.

6. Revi­sar los cam­bios en un docu­men­to y quién los ha hecho

Otra de las ven­ta­jas de Goo­gle Docs es el his­to­rial de revi­sión, que nos per­mi­te ver las modi­fi­ca­cio­nes en el docu­men­to, cuán­do se han hecho y quién las ha hecho. Es una uti­li­dad muy intere­san­te para la ges­tión de gru­pos de pro­yec­to y plan­ning de tra­ba­jo, entre muchas otras posi­bi­li­da­des.

7. Escri­tu­ra por voz

Real­men­te útil para redac­tar tex­tos dic­tan­do direc­ta­men­te al edi­tor. Por des­gra­cia, esta fun­cio­na­li­dad solo está dis­po­ni­ble a tra­vés del nave­ga­dor en el menú Herramientas>Escritura por voz.

La escri­tu­ra por voz no es real­men­te muy pre­ci­sa, pero nos ayu­da a gene­rar el tex­to del docu­men­to de for­ma muy rápi­da. Des­pués sola­men­te ten­dre­mos que revi­sar y corre­gir los peque­ños erro­res de inter­pre­ta­ción. La gran des­ven­ta­ja es que no está dis­po­ni­ble toda­vía en las apli­ca­cio­nes móvi­les.

8. Aña­dir un vídeo a una dia­po­si­ti­va

Aña­dir un vídeo de You­Tu­be a una dia­po­si­ti­va para com­ple­men­tar la pre­sen­ta­ción en un momen­to dado le dará un toque más pro­fe­sio­nal.

Des­de Goo­gle Chro­me debe­mos ir a la dia­po­si­ti­va en la que que­re­mos inser­tar el vídeo, ir a Insertar>Video. Se nos abri­rá una bús­que­da de You­Tu­be para bus­car el vídeo que desea­mos inser­tar.

Una gran can­ti­dad de estas fun­cio­nes solo están dis­po­ni­bles des­de el nave­ga­dor Chro­me, ya que las apps están más orien­ta­das a una edi­ción pun­tual y sen­ci­lla de un docu­men­to o a una visua­li­za­ción rápi­da del mis­mo. Aun así, las posi­bi­li­da­des de estas herra­mien­tas son muy amplias tenien­do en cuen­ta que son 100% gra­tis, lo cual las hace idea­les tan­to para pymes y autó­no­mos como para par­ti­cu­la­res, que no ten­drán nece­si­dad de pagar una licen­cia de Micro­soft Offi­ce, y supo­ne tam­bién una gran alter­na­ti­va a Ope­nOf­fi­ce.

Eva Llor­ca